Wat:

• Persoonsgegevens: In de beveiligde database bewaren we de persoonsgegevens van de persoon voor wie een Eigen Plan wordt aangevraagd: naam, adres, woonplaats, geboortedatum en indien van toepassing gegevens over het gezag en contactgegevens van ouders. Daarnaast Burgerservicenummer ten behoeve van de financiering; niet zichtbaar voor coaches en verzonden via VECOZO.

• Gegevens van Professionals: In de beveiligde database bewaren we ook de gegevens (naam organisatie, functie, telefoonnummer en mailadres) van de hulpverleners, hulpverleningsorganisaties, gemeenten met wie we samenwerken of in het verleden hebben samengewerkt of van personen met wie we krachtens een subsidierelatie of anderszins in het kader van samenwerking en of financiering contact hebben (gehad). Deze gegevens hebben zij dan zelf aan ons geleverd.

• Gegevens van/over Coaches: In de beveiligde database bewaren we ook gegevens van onze coaches, die zij ons zelf aanleveren (naam, geboortedatum, BSN, adres, woonplaats, VOG, getekende overeenkomst, kopie van identiteitsbewijs, CV, banknummer) Gegevens van aspirant coaches (naam, adres, telefoonnummer, mailadres en CV) bewaren we als zij daartoe toestemming voor geven.

• Informatie die we van de aanvrager/hulpverlener krijgen: zoals bovengenoemde persoonsgegevens, maar ook gezinssamenstelling, reden voor een Eigen Plan en eventuele voorwaarden voor een Eigen Plan, mogelijke voorkeur van de persoon/gezin voor een coach (taal, man/vrouw, leeftijd, affiniteit met bepaalde achtergrond bv). We vragen de hulpverlener/professional die een aanvraag bij ons doet voor een Eigen Plan om deze gegevens zelf aan te leveren in de beveiligde database. Uiteraard vragen we expliciet of er toestemming is verkregen voor de aanvraag voor een Eigen Plan en het delen van informatie, die dan ook is besproken met betrokkene(n). De coach brengt dit ook nog eens in het eerste gesprek aan de orde.

• Keuze voor inzet Eigen Plan: In het eerste gesprek geeft de coach ook uitleg over de werkwijze van Eigen Plan en bespreekt het doel: het maken van een Eigen Plan, in samenwerking met andere personen die mee mogen/willen denken, plan met draagvlak, ook van professionals. Na deze uitleg valt de beslissing om wel/niet door te gaan met het Eigen Plan-traject. De coach bevestigt de start van het Eigen Plan traject met een mail/brief wanneer de persoon/gezin besluit verder te gaan met Eigen Plan. Deze mail/brief geldt als bevestiging van de afspraken gemaakt in het eerste gesprek en wordt bewaard in de beveiligde database.

• Gegevens van andere personen uit de eigen kring: Tijdens het contact met Eigen Plan krijgt de coach namen en contactgegevens van de persoon/gezin en van mensen die mee mogen denken en benaderd kunnen worden. De coach bewaart deze gegevens ook in de beveiligde database.

• Uitnodiging voor Eigen Plan bijeenkomst: Wanneer er een Eigen Plan bijeenkomst komt, wordt daarvoor in veel gevallen een uitnodiging gemaakt en gemaild via de beveiligde mailbox of verstuurd per post. Ook deze uitnodiging wordt bewaard in de beveiligde database.

• Het Eigen Plan: Wanneer er een Eigen Plan is gemaakt wordt dit plan verstuurd aan alle mensen die in het plan worden genoemd als ontvangers van het Plan, zoals besproken in de Eigen Plan bijeenkomst. In de begeleidende mail/brief wordt expliciet genoemd dat het Plan gedurende 2 jaar wordt bewaard bij Eigen Plan, tenzij de personen voor wie het Plan is gemaakt daar bezwaar tegen maken. Zowel het Plan als de begeleidende mail/brief worden bewaard gedurende 2 jaar vanaf het moment van afronding van het Eigen Plan traject (geen contact/bemoeienis meer van Eigen Plan)

• Werkaantekeningen: in de beveiligde database houdt de coach het proces van voorbereiding bij, met de afspraken die zijn gemaakt en de fase waarin het Eigen Plan traject is. Deze informatie wordt na volledige beëindiging van het Eigen Plan traject (als traject wordt afgesloten en ook de evaluatie is gedaan) verwijderd uit de database.