PRIVACYVERKLARING

Eigen Plan gaat zorgvuldig om met persoonsgegevens.

De gegevens van personen voor/door wie een Eigen Plan is aangevraagd krijgen we van mensen zelf of van professionals (dan altijd met door hen gevraagde toestemming van de personen die het betreft). We vinden transparantie belangrijk en bewaren niet meer dan nodig en niet langer dan nodig is. Eigen Plan werkt met een beveiligde database en een beveiligde mailbox. Met onze afspraken over privacy hanteren we de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Wat bewaren we, met welk doel en hoe lang?

Wat:

  • Persoonsgegevens: In de beveiligde database bewaren we de persoonsgegevens van de persoon voor wie een Eigen Plan wordt aangevraagd: naam, adres, woonplaats, geboortedatum en indien van toepassing gegevens over het gezag en contactgegevens van ouders. Daarnaast Burgerservicenummer ten behoeve van de financiering; niet zichtbaar voor coaches en verzonden via VECOZO.
  • Gegevens van Professionals: In de beveiligde database bewaren we ook de gegevens (naam organisatie, functie, telefoonnummer en mailadres) van de hulpverleners, hulpverleningsorganisaties, gemeenten met wie we samenwerken of in het verleden hebben samengewerkt of van personen met wie we krachtens een subsidierelatie of anderszins in het kader van samenwerking en of financiering contact hebben (gehad). Deze gegevens hebben zij dan zelf aan ons geleverd.
  • Gegevens van/over Coaches: In de beveiligde database bewaren we ook gegevens van onze coaches, die zij ons zelf aanleveren (naam, geboortedatum, BSN, adres, woonplaats, VOG, getekende overeenkomst, kopie van identiteitsbewijs, CV, banknummer) Gegevens van aspirant coaches (naam, adres, telefoonnummer, mailadres en CV) bewaren we als zij daartoe toestemming voor geven.
  • Informatie die we van de aanvrager/hulpverlener krijgen: zoals bovengenoemde persoonsgegevens, maar ook gezinssamenstelling, reden voor een Eigen Plan en eventuele voorwaarden voor een Eigen Plan, mogelijke voorkeur van de persoon/gezin voor een coach (taal, man/vrouw, leeftijd, affiniteit met bepaalde achtergrond bv). We vragen de hulpverlener/professional die een aanvraag bij ons doet voor een Eigen Plan om deze gegevens zelf aan te leveren in de beveiligde database. Uiteraard vragen we expliciet of er toestemming is verkregen voor de aanvraag voor een Eigen Plan en het delen van informatie, die dan ook is besproken met betrokkene(n). De coach brengt dit ook nog eens in het eerste gesprek aan de orde.
  • Keuze voor inzet Eigen Plan: In het eerste gesprek geeft de coach ook uitleg over de werkwijze van Eigen Plan en bespreekt het doel: het maken van een Eigen Plan, in samenwerking met andere personen die mee mogen/willen denken, plan met draagvlak, ook van professionals. Na deze uitleg valt de beslissing om wel/niet door te gaan met het Eigen Plan-traject. De coach bevestigt de start van het Eigen Plan traject met een mail/brief wanneer de persoon/gezin besluit verder te gaan met Eigen Plan. Deze mail/brief geldt als bevestiging van de afspraken gemaakt in het eerste gesprek en wordt bewaard in de beveiligde database.
  • Gegevens van andere personen uit de eigen kring: Tijdens het contact met Eigen Plan krijgt de coach namen en contactgegevens van de persoon/gezin en van mensen die mee mogen denken en benaderd kunnen worden. De coach bewaart deze gegevens ook in de beveiligde database.
  • Uitnodiging voor Eigen Plan bijeenkomst: Wanneer er een Eigen Plan bijeenkomst komt, wordt daarvoor in veel gevallen een uitnodiging gemaakt en gemaild via de beveiligde mailbox of verstuurd per post. Ook deze uitnodiging wordt bewaard in de beveiligde database.
  • Het Eigen Plan: Wanneer er een Eigen Plan is gemaakt wordt dit plan verstuurd aan alle mensen die in het plan worden genoemd als ontvangers van het Plan, zoals besproken in de Eigen Plan bijeenkomst. In de begeleidende mail/brief wordt expliciet genoemd dat het Plan gedurende 2 jaar wordt bewaard bij Eigen Plan, tenzij de personen voor wie het Plan is gemaakt daar bezwaar tegen maken. Zowel het Plan als de begeleidende mail/brief worden bewaard gedurende 2 jaar vanaf het moment van afronding van het Eigen Plan traject (geen contact/bemoeienis meer van Eigen Plan) 
  • Werkaantekeningen: in de beveiligde database houdt de coach het proces van voorbereiding bij, met de afspraken die zijn gemaakt en de fase waarin het Eigen Plan traject is. Deze informatie wordt na volledige beëindiging van het Eigen Plan traject (als traject wordt afgesloten en ook de evaluatie is gedaan) verwijderd uit de database.

Doel:

  • Persoonsgegevens worden gevraagd voor de financiering van Eigen Plan, deze gegevens zijn vereist door de gemeenten en worden via beveiligd berichtenverkeer gedeeld.
  • Gegevens over het proces van Eigen Plan (bevestiging start, betrekken van mensen uit de eigen kring, uitnodiging, plan) zijn zowel noodzakelijk voor de financier (welke trajecten zijn wanneer ingezet) als belangrijk gedurende de looptijd van Eigen Plan. Voor het jaaroverzicht van Eigen Plan maken we ook gebruik van deze gegevens.
  • Gegevens van persoon, gezin en van netwerk (informeel en formeel) worden na een afgerond traject nog eenmaal gebruikt voor het klanttevredenheidsonderzoek; met de zo verkregen feedback kunnen we onze aanpak verbeteren. Betrokkenen ontvangen na afloop van een Eigen Plan traject een evaluatie per mail. Hiervoor bewaren we de contactgegevens in de beveiligde database van Eigen Plan. Gegevens van persoon, gezin en van netwerk worden na 2 jaar verwijderd.
  • De Eigen Plannen bewaren we nog 2 jaar, zodat ze opvraagbaar blijven voor de persoon/gezin voor wie het Plan is gemaakt, tenzij men per omgaande heeft aangegeven (in reactie op de mail/brief van de coach bij verzending van het plan) dat daarop geen prijs wordt gesteld. In dat geval wordt het plan niet bewaard. Daarnaast kunnen de plannen (geanonimiseerd) gebruikt worden voor onderzoek naar Eigen Plan in het jaar dat ze worden bewaard.
  • Persoonlijke aantekeningen van de coach worden na afloop van het Eigen Plan traject door de coach verwijderd.

Hoe Lang:

  • Persoonsgegevens worden 2 jaar na afloop van het Eigen Plan traject vernietigd.
  • Gegevens t.b.v. financiering door gemeenten (BSN, naam geboortedatum, gegevens ouders, gegevens werkzaamheden Eigen Plan) worden 15 jaar bewaard.
  • Communicatie per mail etc.: na afloop van het Eigen Plan traject verwijdert de coach alle informatie die per mail of anderszins is ontvangen en verzameld.

Recht op inzage in gegevens
Ieder die met Eigen Plan te maken heeft (gehad) kan vragen om inzage in de geregistreerde gegevens over zichzelf.

Recht op rectificatie en aanvulling
Niet van toepassing; uiteraard kunnen persoonsgegevens gerectificeerd als daar fouten in zijn. Het plan wordt bewaard tenzij de mensen voor wie het plan is gemaakt aangeven geen prijs te stellen op bewaren van het plan.

Recht op vergetelheid
Gegevens worden verwijderd als iemand daarom vraagt. Gegevens ten behoeve van financiering moeten bewaard blijven.

Toegang tot de gegevens
De coördinatoren van Eigen Plan hebben toegang tot alle gegevens. De coaches hebben slechts toegang tot de gegevens van de Eigen Plan trajecten waarin zij zelf als coach betrokken zijn (geweest). Daarin zien zij maar een beperkte weergave van de persoonsgegevens (naam, adres, telefoonnummer en geboortedatum, maar geen BSN).Gemeentes vragen om persoonsgegevens bij de financiële afrekening en verantwoording van inzet Eigen Plan; deze gegevens (BSN geboortedatum naam en adres van het kind en naam en adres van ouder met gezag, betrokken professional die verwijzing heeft gedaan, werkzaamheden door Eigen Plan verricht, wordt via VECOZO gecommuniceerd).

Functionaris gegevensbescherming
Binnen het coördinatieteam is een functionaris gegevensbescherming aangesteld die zorg draagt voor bewaken van de gemaakte afspraken en het verwijderen van gegevens na afloop van de bewaartermijn.

DPIA (Data Protection Impact Assessment)                                                                                                                                     
Eigen Plan kiest er niet voor om een DPIA (gegevensbeschermingseffectbeoordeling) uit te voeren. Er worden geen gegevens verwerkt bij Eigen Plan die een hoog privacy-risico vormen voor de betrokkenen.